PERAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.
Pendahuluan
Komunikasi merupakan
aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan
satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, instansi,
masyarakat, atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang terlibat
dalam komunikasi (Manopo, 2014).
Keberlangsungan hidup
suatu organisasi tidak dapat terlepas dari iklim dalam organisasi, yang
menggambarkan adanya suasana yang ada dalam organisasi. Dalam menggambarkan suasana
dalam organisasi dapat dilihat dari iklim organisasi dan iklim komunikasi yang
ada dalam organisasi (Gutama, 2010).
a.
Iklim
organisasi
Tiaguri (1968)
menyatakan, iklim organisasi adalah kualitas yang relatif abadi dari lingkungan
internal organisasi yang dialami oleh anggota-anggotanya, mempengaruhi tingkah
laku mereka serta dapat diuraikan dengan istilah nilai-nilai suatu set
karakteristik tertentu dari lingkungan. Sementara
Payne dan Pugh (1976) mendefinisikan iklim organisasi sebagai suatu konsep yang
merefleksikan isi dan kekuatan dari nilai nilai umum, norma, sikap, tingkah
laku dan perasaan anggota terhadap suatu systemsocial.
Pendapat-pendapat tersebut menunjukkan bahwa iklim organisasi adalah suatu
konsep tentang suasana yang ada dalam organisasi yang memungkinkan anggota dan
pengurus melakukan komunikasi (Gutama, 2010).
b.
Iklim
komunikasi
Iklim
komunikasi menurut Denis (1975) sebagai kualitas pengalaman yang bersifat obyektif
mengenai lingkungan internal organisasi yang mencakup persepsi anggota organisasi
terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang terjadi di dalam organisasi.
Iklim organisasi dan iklim komunikasi berhubungan timbal-balik, adanya iklim
organisasi menunjukkan adanya suasana dalam organisasi yang kondusif, yang
memungkinkan adanya iklim
komunikasi. Iklim organisasi dan iklim komunikasi yang baik, penuh
persaudaraan, adanya rasa kebersamaan untuk memiliki organisasi, akan
menumbuhkan adanya partisipasi, kepercayaan dan keterbukaan. Perasaan sebagai
bagian dari organisasi dan rasamemiliki organisasi merupakan “roh” yang
menghidupkan organisasi (Gutama, 2010).
Pentingnya
komunikasi tidak terbatas ada kamunikasi personal tetapi juga dalam tatanan
komunikasi organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, suatu komunikasi
dapat berjalan dengan lancar dan berhasil, serta begitu pula sebaliknya. Kurang
atau tidak adanya komunikasi dalam suatu organisasi dapat mengakibatkan tidak
lancarnya kegiatan organisasi itu sendiri. Dengan demikian, komunikasi dalam
setiap organisasi mempunyai peranan sentral (Manopo, 2014).
Seiring dengan
perkembangan zaman yang kian pesat tanpa kita sadari telah berpengaruh pada
pergeseran pola pikir masyarakat akan pentingnya komunikasi sebagai aktivitas
dasar manusia (Manopo, 2014).
2.
Pembahasan
2.1
Komunikasi dalam organisasi
Dalam suatu
organisasi sangat dibutuhkan adanya komunikasi organisasi yang mampu
mengembangkan sikap anggota untuk merubah pola pikir dan pola perilakunya
sehingga sejalan dengan apa yangmenjadi tujuan dari organisasi tersebut.
Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Sedangkan Zelko dan
Dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu system yang saling
bergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal (Gutama,
2010).
Pengertian-pengertian
komunikasi organisasi itu menunjukkan bahwa dalam organisasi ada :
a.
komunikasi
internal dan eksternal, di mana komunikasi internal menunjuk pada komunikasi
yang terjadi dalam organisasi itu sendiri dan komunikasi eksternal yang
menunjuk pada komunikasi antara organisasi dengan lingkungan luarnya;
b.
dalam
komunikasi organisasi itu ada aliran pesan yang mengarah pada tujuan organisasi
itu denganmedia yang digunakan dalam penyampaian pesan tersebut;
c.
komunikasi
organisasi akan mempengaruhi perilaku anggota-anggotanya.
Oleh
karena itu setiap organisasi tidak dapat meninggalkan komunikasi organisasi,
dengan komunikasi organisasi semua elemen dalamorganisasi terintegrasi ke dalam
di mana integrasi ini akan memperkuat organisasi untuk menjaga keberlangsungan
dalam mencapai tujuan. Komunikasi organisasi bukan hanya sekadar alat
untukmencapai tujuan, tetapi lebih dari itu, komunikasi organisasi merupakan
suatu proses yang memunculkan adanya suatu makna yang dipahami secara bersama
dan menjadi pola pikir dan pola perilaku yang sama dari anggota organisasi
tersebut. Tanpa adanya pemaknaan akan tujuan organisasi, maka tujuan organisasi
hanyamerupakan slogan yang tidak berarti sama sekali (Gutama, 2010).
Iklim
organisasi dapat terlihat dari hubungan antara pengurus organisasi dengan
anggota-anggota. Hubungan yang akrab akan menumbuhkan adanya saling keterbukaan
dalam menghadapi situasi sulit yang dialami oleh suatu organisasi. Dengan
keterbukaan dalam melibatkan anggota dan didukung oleh iklim organisasi yang
hangat, partisipasi anggota untuk terlibat dalam masalah- masalah yang dihadapi
organisasi sangat dimungkinkan. Keterlibatan anggota dalam pemecahan masalah
organisasi akan memudahkan pengurus untuk mengkoordinasikan strategi-strategi
untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati (Gutama, 2010).
Dalam
komunikasi organisasi dikenal pula adanya komunikasi internal dan komunikasi
eksternal.Adapun yang dimaksud dengan komunikasi internal adalah komunikasi
yang terjadi dalam organisasi itu, misalnya komunikasi antara pengurus dan
anggota. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi dengan
organisasi lain, atau dengan lingkungannya (Gutama, 2010).
Arah
dan aliran komunikasi dalamorganisasi, seringkali juga disebut dengan jaringan
komunikasi dalam organisasi menunjukkan adanya adanya aliran informasi, bagaimana
informasi itu disampaikan. Dalam hal ini ada 2 (dua) bentuk komunikasi yaitu (Gutama,
2010), komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas.
a.
komunikasi
ke bawah
Komunikasi ke bawah
sangat dibutuhkan oleh pengurus di tingkat bawah dalam melaksanakan kegiatan
organisasi. Pola penyebaran informasi membawa resiko terjadinya distorsi pesan,
sehingga pesan yang disampaikan ke anggota menjadi kabur atau tidak dapat ditangkap
maknanya secara jelas. Ini disebabkan karena :
1)
pengirim
berita/pesan
Pengirim
pesan mengirimkan pesannya secara garis besar, sehingga perlu adanya penafsiran
kembali tentang isi pesan yang disampaikan oleh penerima pesan.
2)
penerima
berita/pesan
Penerima
pesan yang takut akan terjadinya kesalahan atau keterbatasan kemampuan dalam
menginterpretasikan pesan yang diterima, akan meneruskan pesan yang diterimanya
sebagaimana adanya, dan pengurus di tingkat bawahnya yang diminta untuk menginterpretasikan
isi pesan.
b.
komunikasi
ke atas
Komunikasi dari
bawahan kepada atasan sebenarnya sangat penting bagi kelangsungan hidup
organisasi, karena atasan akan mempunyai data yang dapat dipakai untuk membuat
kebijakankebijakan baru bagi organisasi. Pada kenyataannya komunikasi dari
bawahan kepada atasan atau komunikasi ke atas sangat sulit dilakukan karena (Gutama,
2010):
1)
dari
pihak atasan
Atasan
jarang sekali menerima keluhan-keluhan dari bawahan, karena apa yang sudah
diputuskan dalam rapat pengurus menjadi suatu pedoman yang baku bagi organisasi
dan harus dilaksanakan apa adanya. Sehingga keluhan dari bawahan tidak berguna
bagi atasan dalam pengembangan organisasi.
2)
dari
pihak bawahan
Bawahan
dalam menjalankan kegiatan organisasi sudah mendapatkan petunjuk dari
atasannya. Sedangkan petunjuk yang diberikan hanya suatu garis besar secara
umum dan tidak mendetail, sehingga perlu adanya penyesuaian-penyesuaian di
lapangan. Bawahan yang selalu menanyakan tugas yang belum jelas diketahui akan
dinilai sebagai orang bodoh yang selalu bertanya. Keengganan dinilai sebagai
orang bodoh ini menyebabkan komunikasi ke atas sulit dilakukan (Gutama, 2010).
2.2 Struktur dalam Organisasi.
Setiap organisasi
mempunyai struktur yang berperan sebagai pedoman yang mengatur gerak dari
organisasi tersebut. Makin besar suatu organisasi, maka akan semakin rumit
struktur yang ada dalam organisasi. Organisasi Siswa Intra Sekolah mempunyai
struktur yang sangat sederhana karena hanya melayani kepentingan kepentingan
siswa dalam suatu sekolah. Organisasi ini akan sangat berbeda dengan organisasi
Serikat Pekerja Seluruh Indonesia (SPSI) yang mengakomodasi kepentingan para
pekerja di seluruh Indonesia. Demikian juga dengan PKK yang mempunyai anggota
tersebar di seluruh pelosok tanah air, akan mempunyai struktur yang sangat
rumit. Struktur organisasi akan sangat mempengaruhi perilaku anggota,
komunikasi antara anggota dengan pengurus, antara pengurus dengan pengurus,
antara anggota dengan anggota. Struktur akan memformalkan aliran informasi
dalam suatu organisasi, sehingga kearah mana informasi itu harus disampaikan
dan oleh siapa.
Struktur
organisasi dapat dipandang dengan berbagai cara, sebagai suatu objek empiris,
sekumpulan hubungan yang dirundingkan, sebuah system atau suatu pembawa proses
social (McPhee, 1985, dalam R Wayne Pace,2006:234). Sedangkan Stephen P
Robbins, 2005:217) menyatakan struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas
kerja akan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
Selanjutnya Wayne Pace mengatakan bahwa struktur organisasi menjadi perhatian
bagi pekerja dalam organisasi karena akan menunjukkan arah aliran informasi
berhubungan langsung dengan bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan dan siapa
yang memiliki akses ke dalam informasi serta siapa yang mengendalikan
informasi. Dari pernyataan tersebut dapat ditarik suatu simpulan bahwa aliran
informasi dalam organisasi bergantung pada struktur organisasi (Gutama, 2010).
Distorsi
pesan adalah ketidaksesuaian/ ketidaktepatan isi pesan yang diterima oleh
anggota dengan yang dikirim oleh pengurus/pimpinan organisasi. Dalam organisasi
wajar kalau terjadi adanya pemimpin atau pengurus dan bawahan atau anggota.
Pengurus organisasi akan bekerja secara manajerial artinya akan mengurusi
hal-hal yang bersifat pengambilan keputusan atau menentukan arah gerakdari
organisasi, sedangkan anggota akan melaksanakan kegiatan yang mendukung
keputusan dari pengurus. Distorsi pesan dapat terjadi karena beberapa faktor
yang dapat dikategorikan menjadi 2 bagian yaitu : faktor dari dalam organisasi
dan faktor dari luar organisasi (Gutama, 2010).
2.3 Budaya Organisasi
Manusia
hidup dalam penuh ketidakpastian, dalam menghadapi ketidak-pastian tersebut,
manusia hidup berkelompok. Dalam kelompoknya, mereka akan berbagi tugas
untukmemenuhi kebutuhannya yang begitu banyak. Dalam masyarakat modern,
individu akanmasuk dalam organisasi yang akan memenuhi sebagian dari
kebutuhannya. Organisasi akan dilihat sebagai suatu kelompok manusia yang
mempunyai tujuan bersama yang hendak dicapai. Untuk menyamakan gerak langkah
anggota organisasi dan layaknya suatu kehidupan bersama, diperlukan adanya
nilai dan norma yang dipahami bersama oleh anggota organisasi. Norma dan nilai
dalam organisasi akan diwujudkan dalam bentuk sikap dan perilaku anggota
dalamorganisasi. Berdasar pada nilai dan norma pengurus akan dapat memotivasi
anggota untuk melakukan sesuatu tindakan yang berguna bagi kemajuan organisasi,
dengan singkat dapat dikatakan dalamorganisasi ada budaya organisasi (Gutama,
2010).
3.
Kesimpulan
Dari
ulasan diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi di dalam suatu organisasi
sangat penting karena berkaitan dengan banyak elemen, yaitu struktur dan budaya
di dalam organisasi tersebut. Dengan adanya unsur tersebut akan terbentuk suatu
komunikasi organisasi dan budaya organisasi, yang mana komunikasi organisasi
bicara tentang pentingnya komunikator dalam memilih media yang akan digunakan
dalam menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikator hanya menyampaikan pesan
dan memilih media supaya pesan dapat diterima oleh komunikan, tanpa harus
memperhitungkan bagaimana kelanjutan dari pesan yang disampaikan.
Budaya
organisasi mengutamakan inovasi dan kretivitas anggota. Komunikasi yang
bersifat “top-down” hanya memberikan instruksi-instruksi yang memerlukan
pengembangan lebih lanjut, sedangkan para pengurus hanya melakukan apa yang
digariskan oleh atasannya. Ini dikarenakan budaya hirarkhi organisasi yang
membelenggu anggota untuk tidak berkreasi. Budaya organisasi memberi keluwesan
anggota untuk mengembangkan potensi yang ada sesuai dengan nilai dan norma yang
berlaku dalam organisasi. Budaya organisasi yang
dipadukan dengan komunikasi
organisasi akan menimbulkan rasa keterlibatan anggota dalam menjaga
kelangsungan hidup organisasi.
Daftar
Pustaka
Gutama, TA. 2010. Peran Komunikasi Dalam Organisasi. ISSN :
0215 - 9635, Vol 25 No. 2. hal.:
107-113.
Manopo, J. V. 2014. Peran Komunikasi Organisasi
Dalam Membentuk Efektivitas Kerja Karyawan CV. Magnum Sign And Print
Advertising Samarinda. eJournal Ilmu
Komunikasi. 2 (3), hal.: 357 – 372.
Comments
Post a Comment